Viajero,
hagamos de Notion un hábito.

Acompañamiento anual para llevar la adopción a toda la organización — con datos, métricas y un workspace que evoluciona.

Mayo 2026

The Workflow Company

Impacto

Lo que logramos juntos

En 4 meses construimos, migramos y activamos el sistema operativo de Viajero Hostels en Notion. Hoy 5 departamentos completos trabajan desde una sola fuente de verdad, con procesos estandarizados y visibilidad real en tiempo real.

Pasamos de Excel suelto y procesos dispersos a un sistema operativo vivo, adoptado y escalable.

Subáreas organizadas

152

Licencias Business activadas

Sesiones de capacitación

Diagnóstico

Construir el sistema fue el primer paso. Adoptarlo es el reto de los próximos 12 meses.

3 indicadores que nos dicen que el foco debe estar en adopción

$17,784 USD

USD/año sin retorno

78 de 152 licencias no se están usando. Sin medición, la inversión es una apuesta a ciegas.

18%

Adopción profunda

Solo 27 personas han usado el sistema de forma consistente en al menos 3 de las últimas 4 semanas.

Gobierno del sistema

Sin owner

Sin un rol formal, el workspace se desincroniza de la operación y la deuda invisible crece mes a mes.

Las métricas de licencias inactivas y adopción profunda provienen de datos extraídos directamente del workspace de Viajero con Analytics TWC · ventana: últimos 30 días.

Nuestro foco para los próximos 12 meses es uno solo: adopción. Convertir las 152 licencias en hábito, las áreas en flujos vivos y la inversión en retorno medible.

Urgencia

El costo de no actuar

Benchmark de industria

30%

de las licencias de software corporativo nunca se usan.

* Productiv, State of SaaS Report. Verificar fuente exacta antes de exportar.

Benchmark de industria

70%

de las transformaciones digitales fallan por baja adopción.

* McKinsey & Company, “Why do most transformations fail?” (2021).

Horizonte	Qué pasa si nada cambia	Impacto
Hoy	78 personas inactivas. Solo 27 con uso consistente. Cero medición.	$17,784/año
6 meses	Los 47 usuarios frágiles caen a inactivos. ~100 personas dormidas.	~$22,800/año
12 meses	Renovación en zona de riesgo. Posibilidad real de volver a Excel/WhatsApp.	$34,656

Nuestra propuesta

¿Cómo lo solucionamos?

Modelo de acompañamiento anual y mejora continua

Un acompañamiento de 12 meses que mide adopción,
ejecuta con data y evoluciona el sistema operativo de Viajero en Notion.

Propuesta

Qué proponemos

Nuestra propuesta es un Acompañamiento de 12 meses donde TWC se convierte en el socio estratégico de Viajero para que Notion se adopte, se mantenga vivo y evolucione con la operación.

Este modelo permitirá

Medir la adopción real cada semana con Analytics TWC.

Construir nuevos flujos por área a medida que aparecen las necesidades.

Transferir capacidad interna para que Viajero opere con creciente autonomía.

Modelo

Pilares del acompañamiento

Inteligencia de adopción

Medición semanal, diagnóstico de uso, áreas en riesgo, programa de champions.

Evolución del workspace

Iteración mensual, corrección de fricciones, optimización de bases de datos.

Nuevas capacidades

Construcción trimestral de nuevos módulos priorizados con la sponsor.

Automatización e IA

Activación gradual de automatizaciones e IA alineada al ritmo real del equipo.

Gobernanza y autonomía

Reglas de uso, formación de champions, documentación y transferencia progresiva.

Ejemplo ilustrativo (no data real)

Producto

Analytics TWC

Hacemos visible lo invisible.

Nos conectamos al espacio de trabajo de Viajero, procesamos 23 tipos de eventos cada semana y devolvemos un score de adopción con plan de acción.

El framework: TWC Adoption Score

Alcance

¿Cuántas personas usan Notion?

30%

Profundidad

¿Usan todo el sistema o solo una parte?

30%

Consistencia

¿Es hábito o solo de vez en cuando?

25%

Colaboración

¿Trabajan juntos dentro de Notion?

15%

TWC Adoption Score · Viajero Hostels

Semana 1

Buena

Alcance

Profundidad

Consistencia

Colaboración

Cada 2 semanas, Viajero recibe un reporte con su score de adopción, qué está fallando y qué vamos a hacer juntos para mejorarlo.

Este es el tipo de lectura que podemos obtener con Analytics TWC (con datos reales del workspace).

Analytics TWC · Datos reales de Viajero

Adquirieron 152 licencias.
Solo 74 personas las usaron el último mes.

152

Licencias adquiridas

Activas últimos 30 días

No entraron en 30 días

Es como si Viajero pagara 78 sueldos de software que nadie abre.

Eso representa $17,784 USD/año sin retorno. Si la curva se mantiene 6 meses más, sube a ~$22,800 USD/año.

Primer vistazo

Lo que ya podemos ver hoy

Solo el primer vistazo con datos reales de Viajero.

🎯 Alcance

49%

74 de 152 personas activas en los últimos 30 días

¿Quiénes son las 78 que no han entrado?

🔄 Consistencia

2.7 días/sem

Solo 27 de 74 activos (36%) son consistentes semana a semana

¿Es hábito o ráfaga?

💬 Colaboración

🥇 Carlos Garzón 18

🥈 María Cristina S. 10

🥉 Andrea Torres 4

4 Juan Villegas 3

5 Fabricio Carrión 3

El Acompañamiento les entrega esta lectura cada lunes, con análisis y plan de acción.

Acción

No entregamos data.
Entregamos decisiones.

Lo que vemos hoy	Lo que haríamos en el Acompañamiento
49% de adopción 78 personas inactivas	Sesión 1:1 con cada líder de área. Plan de reactivación focalizado en los primeros 30 días.
2.7 días activos/semana Solo 27 consistentes	Rituales semanales en Notion: standups, weekly review, cierre mensual. Blindar a los 47 frágiles.
Bases de datos sin diagnóstico	Mapeo completo en la primera semana. Decisión: simplificar, re-entrenar o eliminar.
51% de licencias sin retorno medible	Reporte mensual a Diana con usuarios reactivados, licencias en riesgo, recomendación de reasignación.

Roadmap

Hoja de ruta de 12 meses

Los siguientes pasos para que Viajero opere, escale y automatice con Notion e IA

Mes 1–3

Fase 1

Estabilizar

Objetivo: Cerrar la brecha de adopción y crear una base sólida de uso.

Diagnóstico de los 78 inactivos
Conectores IA: Teams + SharePoint
Primeras capacitaciones IA con Champions
1er Índice de Adopción TWC
Acompañamiento y capacitaciones

Mes 4–6

Fase 2

Hábito

Objetivo: Que lo construido se convierta en rutina diaria.

Rituales semanales por área desde el dashboard TWC
2 nuevos flujos operativos por área
1era automatización para eliminar trabajo manual
Sponsor review trimestral
Acompañamiento y capacitaciones

Mes 7–9

Fase 3

IA y escala

Objetivo: Primeros pilotos de IA en producción con capacitación role-based.

Notion AI en 2 áreas operativas
Agentes IA para reportes, análisis y soporte interno
Capacitación role-based en IA
Vistas mobile-first ultra-simplificadas
Acompañamiento y capacitaciones

Mes 10–12

Fase 4

Autonomía

Objetivo: Que Viajero opere con IA en los +30 hostales con autonomía total.

Base de conocimiento global en Notion
Champions avanzados como formadores internos
Onboarding automatizado para nuevos hostales
Retro anual + plan de continuidad
Acompañamiento y capacitaciones

Operación

Rituales de trabajo

Semanal

📊

Reporte automático del Índice de Adopción TWC (cada lunes)

🛟

2 horas de office hours abiertas para Viajero

Mensual

📞

Reunión de 60 min con Diana + plan de acción

👥

Sesión de 60 min con Champions internos

📝

Reporte ejecutivo con hallazgos y recomendaciones

Trimestral

🎯

Sponsor review estratégico de 90 min

🛠

2 nuevos flujos/módulos

🔌

1 integración o automatización

🎓

2 capacitaciones focalizadas (90 min c/u)

KPIs

Métricas de éxito

Al cierre de los 12 meses, Viajero habrá movido sus indicadores a:

Indicador	Hoy		Meta 12m
Adopción mensual	49%	→	≥75%
Adopción profunda	18%	→	≥60%
Días activos/semana	2.7	→	≥3.5
Licencias sin retorno	78	→	≤25
Champions formados	2	→	≥8

Metas revisables en el sponsor review trimestral.

Resumen ejecutivo

Una vista, todo lo que importa

Hoy

de 152 licencias inactivas

18%

con uso consistente

Sin owner

cada cambio frena al equipo

En 12 meses

↓≤25

licencias sin retorno

↑≥60%

adopción profunda

Con owner

gobierno claro del sistema

La propuesta

Acompañamiento anual con 5 pilares: inteligencia de adopción, evolución del workspace, nuevas capacidades, automatización & IA, y gobierno interno.

The Workflow Company

Inversión

Inversión del Acompañamiento

Recomendada

Pago anticipado anual

$23,460 USD

✓ 15% de descuento — ahorro de $4,140 USD

Alternativa

Pago mensual

$2,300 USD/mes

$27,600 USD anuales

Incluye: Analytics TWC sin costo adicional · Equipo dedicado · 12 meses · Revisión trimestral · Renovación a discutir al cierre.

Sobre nosotros

+35

Equipos transformados en +5 países de LATAM

+750

Miembros en la Comunidad Notion Colombia

Certificaciones oficiales de Notion

Sebastián Martínez

Co-founder & Strategy

Roxana Rodríguez

Co-founder & Operations

Startups · Agencias · PYMES y mid-market · ONGs y Fundaciones

Cierre

Próximos pasos

Validación de la propuesta con Diana y equipo Viajero

Alineación final sobre alcance y modalidad de pago.

Firma del acuerdo de Acompañamiento

12 meses con revisión trimestral.

Kick-off — primera semana

Analytics TWC · Primer Índice · Mapeo de BDs · Sesiones 1:1 con líderes.

Primer Sponsor Review — cierre del Q1

Revisión de OKRs al cierre del mes 3.

En The Workflow Company estamos listos para seguir construyendo este proyecto con Viajero. El siguiente paso es de ustedes.

Viajero,hagamos de Notion un hábito.

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hagamos de Notion un hábito.